Business Talk

3 Benefits of Hiring a Project Manager

Today, I would like to talk about the benefits of hiring a project manager. What PMs do and how they can facilitate the translation of your content.
First, I would like to say that, yes project managers are working in the translation business. It is not a path that is normally shown to those studying languages or translation. However, it is quite an important part of the translation business especially if you are dealing with an agency or a boutique agency. I did not know what the job entailed until I was doing an in-house internship for a language provider. Nowadays, being a project manager within the translation industry is just the tip of the iceberg of possibilities the industry has to offer. With the advancement of technology, you can find jobs from engineering to sales and everything in between.
Before I start, I have written a blog post about the pros and cons of hiring translators, agencies, or boutique agencies, right here. It could help you choose which one to hire according to your necessities.

What do Project Managers do?

Project Managers are oftentimes your first point of contact when requesting a translation. The exception would be for larger agencies, where your first point of contact could be the sales or customer service team.

1- How much does it cost?

Once you request a translation, project managers analyze the content you want to be translated. In this first read, the PM will take into consideration the number of words and language(s) you wish to have your content translated. It is at this stage that PMs will also analyze possible obstacles in the progress of the job.
For instance, you have sent a PDF of a flyer to be translated into Chinese, Portuguese, Spanish, and French.
As a project manager, these are the questions that I would normally ask you to clarify:
Which variants of the languages? You might not be aware but Chinese, Portuguese, Spanish, and French have many variants.
Chinese has Cantonese and Mandarin, known in the industry as Traditional and Simplified Chinese. From Hong Kong or Taiwan? Note that this is just a small example of variants; it does not stop in Hong Kong and Taiwan.
Second, I would ask you, to send me the original graphics of the flyer, so I could provide you with a precise quote. This is because PDFs do not run well on translation tools. As much as they have advanced, it still causes more problems than solutions, so if you send the original files, CAT tools will read the text easily.
Of course, a quote can be provided, so you can have a rough estimate of how much the translation could cost, however, having the basics ready avoids so much back and forth of emails and time wasted…
So, one of the first things a PM does for you is to send you a quote stating how much and how long it will take to complete the job you enquire.
Once all the details have been agreed and you are happy with the quote, the translation starts.
Let’s go back to our flyer, we wanted it translated into Chinese, Portuguese, Spanish, and French. We now know the variants, Mandarin, Brazilian, Colombian, and French-Canadian).

2- Resourcing Linguists

The PM will now resource at least four translators into those specific language variants. Why at least? Because if the quote was approved as translation and proofreading, another four proofreaders will have to be hired to complete your project.
Note that for each new step (translation, proofreading, editing, revision, localizers, transcreators, and so on) more linguists will have to be hired to fulfil your translation needs. Keep in mind that the linguists resourced also need to have the same specialism as the project being commissioned. As we are translating a flyer, a translator with marketing/advertisement or a transcreation experience should be used in this case.
Let’s not forget that as we are translating a flyer, the graphic design team will also be involved, so you will receive your deliverables print-ready.

3- Keeping it Profitable

PMs also keep your project within budget. Meaning that the PM has to make the project profitable for their employer (or themselves if they are freelancers), linguists paid, while keeping the cost agreed in the quote you have approved. Basically, keeping the boss, the client and the resources happy. It’s all about communication and organization. I see it as a game of Tetris, where you have to be fast and precise in putting the pieces together to accomplish your goal.
I hope to have cast a little light in a sea of questions. Not many people know how the translation industry works or what it takes to have any content translated.
A knowledgeable PM can be a step in between hiring a freelance translator and an agency. You can get the knowledge of a linguist associated with the business acumen of a manager.

Did you know that we can be hired as project managers? We have years of experience as project managers working in a variety of language pairs.

We Believe in Partnerships

3 Benefícios em contratar um gerente de projetos

Hoje, gostaria de falar sobre os benefícios de se contratar um gerente de projeto. O que eles fazem e como podem facilitar a tradução de seu conteúdo.

Primeiro, gostaria de dizer que, sim, há gerentes de projeto trabalhando no ramo da tradução. Não é um caminho que normalmente é mostrado para aqueles que estudam idiomas ou traduções. Ainda assim, é uma parte bastante importante na indústria especialmente se você estiver lidando com uma grande agência ou uma agência especializada. Eu mesma não sabia o que o trabalho implicava até que fazer um estágio para uma das grandes agências.
Atualmente, ser um gerente de projetos dentro da indústria de tradução é apenas a ponta do iceberg das possibilidades que a indústria tem a oferecer. Com o avanço da tecnologia, é possível encontrar trabalhos desde engenharia até vendas e muito mais.

Antes de começar, escrevi um blog sobre os prós e os contras da contratação de tradutores, agências ou agências especializadas, ele pode ajudá-lo(a) a escolher qual deles contratar de acordo com suas necessidades.

O que os gerentes de projetos fazem?

Os gerentes de projeto são muitas vezes seu primeiro ponto de contato ao solicitar uma tradução. A exceção seria agências maiores, onde seu primeiro ponto de contato poderia ser a equipe de vendas ou de atendimento ao cliente.

1- Quanto custa?

Uma vez que você solicitou uma tradução, os gerentes de projeto analisam o conteúdo que você deseja traduzir. Nesta primeira leitura, ele(a) levará em consideração o número de palavras e o(s) idioma(s) que você deseja que seu conteúdo seja traduzido. É nesta etapa que os ele(a) também analisará os possíveis obstáculos no progresso do trabalho.
Por exemplo, você enviou um PDF de um folheto a ser traduzido para o chinês, português, espanhol e francês.
Como gerente de projeto, estas são as perguntas que eu normalmente lhe pediria para esclarecer:
Quais são as variantes dos idiomas? Talvez você não saiba, mas o chinês, o português, o espanhol e o francês têm muitas variantes.
O chinês tem o cantonês e o mandarim, conhecidos no setor como chinês tradicional e simplificado. De Hong Kong ou Taiwan? Veja que este é apenas um pequeno exemplo de variantes; ele não para em Hong Kong e Taiwan.
Em segundo lugar, eu lhe pediria que me enviasse os gráficos originais do folheto, para que eu pudesse lhe fornecer um orçamento preciso. Isto porque os PDFs não funcionam bem com ferramentas de tradução. Por mais que elas tenham avançado, ainda causam mais problemas que soluções, portanto, se você enviar os arquivos originais, as ferramentas CAT lerão o texto facilmente.
É claro que um orçamento pode ser fornecido sem os documentos originais, pode-se criar uma estimativa aproximada de quanto a tradução poderia custar, porém, ter as informações básicas prontas evita uma sucessão de e-mails e tempo desperdiçado.
Portanto, uma das primeiras coisas que um PM faz para você é enviar um orçamento informando quanto custará e quanto tempo levará para concluir o trabalho que você solicitou.
Uma vez que todos os detalhes tenham sido acordados e você esteja satisfeito com o orçamento, a tradução começa.
Voltemos ao nosso folheto, queríamos que fosse traduzido para o chinês, português, espanhol e francês. Agora conhecemos as variantes: mandarim, português brasileiro, espanhol colombiano e francês canadense).

2- Recrutamento de tradutores

O gerente de projetos agora vai recrutar pelo menos quatro tradutores para essas variantes específicas do idioma. Por que pelo menos? Porque se o orçamento foi aprovado como tradução e revisão, outros quatro revisores terão que ser contratados para completar seu projeto.
Note que para cada nova etapa (tradução, revisão, edição, revisão, localização, transcriadores etc.) mais tradutores terão que ser contratados para atender às suas necessidades. Tenha em mente que os tradutores recrutados também precisam ter a mesma especialidade do projeto que está sendo requisitado. Como estamos traduzindo um folheto, um tradutor(a) com experiência em marketing/propaganda ou transcrição deve ser utilizado neste caso.
Não esqueçamos que, como estamos traduzindo um folheto, a equipe de design gráfico também estará envolvida, portanto, quando você receber seus produtos eles estarão prontos para impressão.

3- Mantendo a lucratividade

Os gerentes de projeto também mantêm seu projeto dentro do orçamento. Isso significa que ele(a) tem que tornar o projeto lucrativo para seu empregador (ou para eles mesmos se forem freelancers), tradutores pagos, mantendo o custo acordado no orçamento que você aprovou. Em poucas palavras, o chefe, o cliente e todos que foram recrutados para esse trabalho devem sair satisfeitos. É tudo uma questão de comunicação e organização. Eu vejo isso como um jogo de Tetris, onde você tem que ser rápido(a) e preciso(a) na montagem das peças para atingir seu objetivo.

Espero ter jogado um pouco de luz em um mar de perguntas. Poucas pessoas sabem como a indústria da tradução funciona ou o que é preciso para ter qualquer conteúdo traduzido.

Um gerente de projetos experiente pode ser considerado um intermediário entre a contratação de um tradutor freelance e uma agência. É um profissional com o conhecimento de um tradutor(a) associado ao tino comercial de um gerente.

Você sabia que podemos ser contratados como gerentes de projetos? Temos anos de experiência como gerentes trabalhando em uma variedade de idiomas.

Acreditamos em Parcerias

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